Excel 2019

Les bordures

Afin d’avoir un document, un tableau présentable faisant ressortir les données importantes, il faut utiliser les bonnes bordures. Pour cela, Excel 2019 nous permet d’avoir accès à une multitude de bordures : simples, doubles, en pointillées, plus épaisses, en couleurs, … On a le choix ! On peut aussi barrer en diagonale une cellule. On peut les tracer manuellement, en mettre d’un côté mais pas de l’autre, … Bref, on peut tout faire ! Mais attention de ne pas en abuser : il ne faut pas que le lecteur soit attiré par ces bordures, mais plutôt par son contenu ! Dans ce cours, vous allez apprendre à mettre et à personnaliser des bordures suivant vos besoins.

Orientation du texte

Une bonne présentation d’un tableau Excel fait toujours bonne impression ! Et le fait de changer l’orientation du texte vous permettra de le mettre en valeur mais aussi, de gagner de la place si vous souhaitez par exemple imprimer votre tableau. Vous avez déjà vu des tableaux avec du texte à la verticale ou en diagonale et vous ne savez pas comment cela a été fait ? Grâce à ce cours, vous allez pouvoir en faire de même facilement et rapidement ! Dans cet exemple, nous avons pris un tableau de notes avec des élèves. Et bien entendu, il faut gagner de la place pour lister les élèves ou lister les matières à la verticale !

Le choix de l'orientation du texte

Bien évidemment, cela dépend de votre tableau, de sa grandeur ! Un texte en diagonale va être plus lisible qu’un texte à la verticale. Bien entendu, on peut choisir le degré d’inclinaison de celui-ci. Le fait de le mettre en diagonale, va mettre en valeur cette partie de votre tableau, et ce texte sera lisible sans avoir besoin de tourner la tête ! Nous pouvons mettre le texte dans n’importe quel sens : à la verticale, à l’horizontale bien entendu, en diagonale, tourner le texte vers le haut ou le bas, … Cela dépend aussi de ce que vous allez mettre dans les colonnes où il y a du texte à la verticale par exemple. Car un texte à la verticale va créer une colonne pas large du tout, alors si vous souhaitez mettre des petits chiffres, pas de problème, sinon, il vous faudra choisir une autre orientation. Si vous voulez quand même votre texte à la verticale, il faudra changer l’alignement horizontal de celui-ci.

Largeur des colonnes, hauteur des lignes

Afin que votre tableau sous Excel 2019 soit présentable, il est important d’avoir des colonnes de bonnes largeurs et des lignes de bonnes hauteurs. Il est possible de les modifier une par une, mais là, on vous souhaite du courage pour mettre toutes les colonnes ou lignes à la même dimension ! Une fois modifié, pensez aussi à changer l’alignement vertical. Il existe bien entendu une méthode vous permettant de définir une largeur ou une hauteur pour un ensemble de colonnes et de lignes. Dans ce cours, vous allez donc apprendre à modifier la largeur des colonnes et la hauteur des lignes facilement et rapidement. Excel 2019 est là pour vous faire gagner du temps et non en perdre !

Le choix de la largeur et de la hauteur

Ces choix dépendent bien évidemment de votre contenu. L’unité de mesure des colonnes et des lignes est le point. Vous pouvez faire en sorte que la largeur de la colonne s’adapte par rapport au contenu en faisant un double-clic sur la bordure droite de la colonne, au niveau de sa lettre. La hauteur de la ligne s’adapte automatiquement en fonction de la taille de la police. Cependant, si vous mettez une hauteur de ligne plus grande, pensez à changer l’alignement vertical du texte. Ou sinon, il faudra faire un renvoi automatique à la ligne, cela dépend de la largeur de la colonne.

Aussi, plutôt que d’élargir manuellement chaque colonne pour les rendre de la même taille, il est possible de leur donner une taille “fixe” pour toutes les colonnes sélectionnées. C’est aussi le même principe pour mettre une hauteur de ligne identique sur plusieurs lignes.

Il faut également faire attention à ces tailles si on veut imprimer le document tout en étant lisible sur le papier ! On peut toujours imprimer un tableau, quel que soit sa grandeur, sur une feuille A4, cependant, il sera adapté à la taille de la feuille et sera donc tout petit ! Sinon, si vous ne choisissez pas l’adaptation à la page, il sera imprimé sur plusieurs feuilles.

Incrémentation des jours de la semaine

Si vous souhaitez faire un calendrier par exemple, vous avez deux possibilités : soit recopier un à un les jours de la semaine, les nombres et les mois (on vous souhaite du courage), soit vous utilisez l’incrémentation ! Dans ce cours, vous allez apprendre à incrémenter des jours de la semaine (lundi, mardi, …), les numéros (1, 2, …) et les mois (janvier, février, …). Vous allez voir que cette méthode est très simple et très rapide ! Et vous n’êtes bien entendu pas obligé de commencer par lundi ou le 1 ou janvier ! En revanche, suivant ce que l’on veut incrémenter, la méthode varie un peu. On peut aussi personnaliser cette incrémentation pour, par exemple, afficher des nombres allant de 4 en 4, …

Qu'est-ce que l'incrémentation ?

L’incrémentation permet de recopier une chose en y ajoutant “1”. Par exemple :

  • Pour les jours de la semaine, Excel va savoir qu’il faut mettre mardi après lundi, mercredi après mardi, …
  • Pour des nombres, Excel va savoir qu’il faut rajouter 1 lors de la copie sur chaque ligne ou sur chaque colonne. On peut bien entendu lui dire de rajouter 2, 3, 4, … à chaque fois, afin que les chiffres passent par 2 5 8 11, …
  • Pour les mois, Excel va savoir qu’il faut mettre avril après mars, …

L'incrémentation de formules

Nous pouvons aussi incrémenter des formules de calcul, ce qui évite de refaire les formules dans plusieurs cellules ! Concernant les formules, Excel va ajouter 1 pour les lignes et passer à la lettre suivante pour les colonnes. Attention, si une formule fait référence à une cellule, qui ne doit pas changer lors de l’incrémentation, il faut penser à ajouter un $ entre la lettre et le chiffre de la cellule. Par exemple : E$19. Etant donnée qu’il y a un dollar à cet endroit, Excel comprendra qu’il ne faut pas ajouter 1 ni passer à la lettre suivante. L’incrémentation de formules permet de gagner énormément de temps !

Moyenne, Min, Max

Dans ce cours, vous allez apprendre à utiliser trois formules servant à faire une moyenne, à afficher le nombre le plus petit et à afficher le nombre le plus grand. Nous restons toujours dans notre tableau de notes des élèves avec les différentes matières, qui est bien parlant pour ce type d’exercice. En effet, il est toujours intéressant d’avoir ces trois informations à l’écran, cela permet d’avoir rapidement un aperçu de la qualité des notes de chaque élève ! Ces trois formules vous seront utiles dans différents cas et elles sont simples à utiliser. Il sera possible, dans un autre cours, de mettre en valeur des chiffres afin de les faire ressortir rapidement. Aussi, vous pouvez très bien préparer votre tableau (vide) avec toutes les formules, afin de le remplir plus tard. Cependant, vous aurez automatiquement des messages d’erreurs dans les cellules où il y a des formules (car il n’y a pas de chiffre) : ce n’est pas grave, soit vous laissez ces erreurs, mais si vous imprimez votre tableau, elles se verront. Soit, vous utiliser la formule SI afin de les supprimer.

Utilisation des formules Moyenne, Min et Max

Il est important de savoir que toutes les formules commencent par un égal (=) si c’est le début du contenu de la cellule. Je veux dire par là que si vous avez une deuxième formule dans la première, alors, il ne faudra pas rajouter une deuxième fois un égal. Etant donné vous avez des raccourcis dans le ruban, en haut à droite, il y a juste à cliquer dans la cellule où vous voulez le résultat et à cliquer sur le nom de la formule : le égal, le nom de la formule et sa structure se mettront automatiquement ! Sinon, si vous n’avez pas le raccourci, il vous faudra tapez le égal suivi du nom de la formule avec sa structure.

Où trouver toutes les formules ?

Excel 2019 - fx Formules

Si la formule que vous souhaitez utiliser n’est pas disponible dans les raccourcis ou si vous souhaitez découvrir de nouvelles formules, vous cliquez alors sur fx, se trouvant en haut à gauche de la “barre de formule”. Une fenêtre contenant toutes les formules s’affiche. Si vous ne trouvez pas fx, cliquez sur l’onglet “Formules” (dans le menu), puis cliquez sur fx tout à gauche ou sinon, choisissez l’une des catégories de formules : Logique, Texte, DateHeure, Recherche et référence, … Vous choisissez votre formule et là c’est à vous de suivre l’aide qui vous permet d’utiliser cette formule. Ne vous inquiétez pas, il y a des cours sur différentes formules sur le site de Patrick – Informatique 

Mise en forme conditionnelle

Dans ce cours, nous allons voir comment utiliser la mise en forme conditionnelle afin de mettre en valeur les moyennes des différentes élèves. Le fait de les mettre en couleur va permettre de faire ressortir ces moyennes ! Nous pourrons ainsi les voir rapidement et en déduire que tel ou tel élève est meilleurs en telle ou telle matière. Les cellules des moyennes vont se mettre en différentes couleurs par rapport à leur valeur et de manière automatique. Si nous changeons les notes de l’élève, alors sa moyenne se corrigera toute seule bien entendu, mais aussi, sa couleur se changera automatiquement. Au final, au lieu de lire les moyennes, avec cette méthode, nous n’avons plus qu’à simplement regarder la couleur pour savoir si l’élève à une bonne moyenne ou pas !

La mise en forme conditionnelle ?

Avec Excel 2019, la mise en forme conditionnelle vous permet de mettre en valeur, de façon automatique, les différents éléments de votre tableau. Ici, nous avons changé la couleur des cellules.

Dans cet exercice, nous mettons les moyennes de couleurs différentes en fonction de leur nombre. Cela permet de mettre en évidence les bons et mauvais élèves ! Nous pouvons choisir une valeur minimale et maximale, ainsi qu’une intermédiaire afin d’avoir une troisième couleur et donc un nuancier plus grand.

Son utilisation

Il faut déjà sélectionner les cellules concernées et aller dans l’onglet “Accueil”, puis cliquez sur “Mise en forme conditionnelle”. Vous choisissez alors, le mode de mise en forme que vous souhaitez : règles de mise en surbrillance des cellules, règles des valeurs de plage haute/basse, barres de données, nuances de couleurs ou jeux d’icônes. Puis vous avez un autre choix à faire, en fonction du mode précédent. Dans notre cas, nous allons choisir le mode “Nuances de couleurs” et “Autres règles”. Nous laissons “Mettre en forme toutes les cellules d’après leurs valeurs” de sélectionné. Puis, nous choisissons le style de mise en forme “Echelle à trois couleurs” afin d’avoir trois couleurs et donc, un plus grand nuancier. Cela étant, on choisit un “nombre” minimum, milieu, maximum et on indique les valeurs et on choisit les couleurs à utiliser !

Autres possibilités

Mais nous pouvons aussi créer une barre en couleur, des icônes, changer la couleur de la police (du texte, des chiffres), … On vous renvoie vers un autre cours, concernant là aussi, la mise en forme conditionnelle.

Créer un graphique en histogramme

Dans ce cours, nous allons voir comment créer un graphique en histogramme, avec Excel 2019. Nous allons continuer notre exercice avec les notes des élèves par matières. Dans notre cas, il sera très intéressant de créer ce genre de graphique. En effet, celui-ci va nous permettre de voir directement et facilement les notes des différents élèves selon les matières. Il va également nous permettre de comparer rapidement le niveau des différents élèves ! Il faut savoir qu’un graphique résume très bien un tableau et permet d’avoir une lecture rapide de con contenu !

Un graphique en histogramme ?

Comme nous le voyons dans cet exercice, un graphique met en avant certains éléments de votre tableau. Cependant, il faut bien choisir son style : histogramme, secteurs, courbes, barres, radar, … Excel 2019 vous propose énormément de styles, à vous de choisir le bon, suivant ce que vous voulez mettre en évidence. Bien entendu, on peut par la suite, le personnaliser ! Et là aussi, il faut faire attention à sa présentation : ne pas le surcharger, ne pas mettre trop d’effets, … Le but étant de mettre en évidence le contenu de votre tableau et non de faire une démonstration de ce qu’il est possible de faire avec Excel 2019.

Personnaliser le graphique

Nous avons plusieurs possibilités afin de personnaliser notre graphique. Nous pouvons ajouter et retirer différents éléments : les axes, les titres, les étiquettes, la table de données, les barres d’erreur, le quadrillage, la légende, … On peut, bien entendu les déplacer, changer leurs couleurs, … Tous les éléments peuvent être déplacés. Des filtres peuvent même y être ajoutés. Et on peut changer toutes les couleurs ! Et enfin, le changement de type de graphique se fait facilement.

Les autres types de graphique

Excel 2019 - Les types de graphique
Excel 2019 - Types de graphique 2

Excel 2019 va vous recommander certains types de graphique (cf. : image N°1), mais sinon, rien ne vous empêche de choisir un autre type (cf. : image N°2). Les graphiques en histogrammes, courbes, secteurs, barres sont les plus fréquemment utilisés. Vous pouvez créer un graphique pour une pyramide des âges (nous le verrons dans un autre cours). Dans notre exercice actuel, il serait intéressant de créer un graphique radar qui sert à comparer des données, notamment dans notre cas, les notes et la moyenne d’un élève par rapport aux autres (nous le verrons là aussi dans un autre cours). Si vous suivez les cours de la Bourse et que vous avez les données de telles ou telles actions sous Excel, le graphique le plus adapté est bien entendu le graphique boursier. Un autre type de graphique très intéressant, est le graphique de type carte : il permet de comparer des données suivant différents pays (nous le verrons dans un autre cours). Comme vous le voyez, c’est à vous de choisir le type qui convient le mieux à ce que vous voulez mettre en valeur, et vous avez le choix !

Excel 2019 et les graphiques

Avec Excel 2019, nous pouvons créer des tableaux et réaliser par la suite des graphiques qui se mettent à jour automatiquement. Nous pouvons mettre les graphiques à côté des tableaux, sur la même feuille, ou alors sur une nouvelle feuille, dans laquelle il n’y aura que le graphique ! Mais nous pouvons avoir aussi un tableau et un graphique d’Excel dans d’autres documents de la suite Microsoft Office. Par exemple, dans un diaporama avec PowerPoint, ou dans un mail, avec Outlook. Les logiciels de la suite sont liés entre eux. Il est très simple de réaliser un graphique (certains styles sont un peu plus complexes que d’autres) avec Excel ou dans d’autres logiciels de la suite !

La formule SI (les bases)

Dans ce cours, vous allez apprendre les bases de la formule SI, avec Excel 2019. La formule SI est une des formules les plus utilisée car elle permet de faire énormément de choses ! Si vous avez, dans votre tableau, un résultat dépendant de telle ou telle chose, la formule SI sera sûrement la solution. Elle implique une ou plusieurs conditions, ce qui permet d’avoir différents résultats possibles dans une cellule. Dans cet exemple, vous allez comprendre comment cette formule est structurée et comment elle fonctionne. Nous vous donnons également une astuce afin de ne jamais vous tromper lorsque vous l’utilisez ! Au début, on est vite perdu, mais avec cette astuce, vous ne le serez plus.

La formule SI ?

Lorsque vous aurez compris son fonctionnement, vous allez vous apercevoir que vous pouvez l’utiliser partout afin de gagner beaucoup de temps ! Dans un autre cours, vous allez voir comment faire une facture ou un devis et là, vous verrez le potentiel de cette formule. Avec celle-ci, nous pouvons imbriquer plusieurs formules, ce qui permet de l’utiliser partout !

Sa structure

Comme toute formule, il faut commencer par égal (=), puis, le nom de la formule, c’est à dire SI et enfin les parenthèses et son contenu. Ce qui nous donne : =SI(Question;Oui;Non). On commence toujours en premier par la question (qui concerne la condition), par exemple : est-ce la moyenne est supérieure ou égale à 10. Puis, le premier point-virgule veut dire “Alors” et on met la réponse par Oui. Enfin, on met le deuxième point-virgule qui veut dire “Sinon” et on met la réponse par Non. Dans tous les cas, si la réponse contient du texte et non des chiffres, il faut la mettre entre guillemets. Une fois que vous avez compris sa structure, vous pourrez vous amuser avec cette formule qui est utilisable partout ! De plus, vous pouvez aussi combiner d’autres formules avec la formule SI. Par exemple : =SI(F1=“Tournesol” ;somme(B4:B22);24). Dans ce cas, cela donne : si F1 est égal à Tournesol alors tu me mets la somme des cellules de B4 à B22, sinon, tu mets 24. L’important, c’est que cela soit logique, que vous respectez bien la structure de chaque formule utilisée et que vous n’oubliez pas de fermer toutes les parenthèses. Si vous oubliez de fermer une parenthèse, Excel va vous le signaler et vous proposer une correction : c’est à vous de voir si elle vous convient ou pas !

La formule SI à l'infini

Comme nous l’avons vu, nous pouvons imbriquer plusieurs formules avec la formule SI. Mais il est également possible d’imbriquer plusieurs formules SI ! Exemple : =SI(F1=“” ;“” ;SI(F1=“Tournesol” ;somme(B4:B22);24). Ce qui nous donne : si F1 est vide, alors tu ne mets rien, sinon si F1 est égal à Tournesol, alors tu fais la somme de B4 à B22, sinon tu mets 24.

Cependant, cela dépend bien entendu du contenu de votre tableau, mais il n’y a pas de limites, il faut bien respecter la logique de vos questions !

D'autres possibilités !

Nous ne pouvons pas détailler toutes les formules, présentations et autres fonctionnalités par écrit : il y en a énormément ! Nous vous conseillons donc de revenir régulièrement sur notre site afin de découvrir d’autres vidéos !

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